Managing Sensitive Data in SaaS Environments

管理 SaaS 環境中的敏感資料

Overview | 概述

The rise of SaaS and generative AI has amplified the risks of unintentional data exposure. Falcon Shield's Data Inventory helps you detect publicly shared documents, prevent unauthorized data transfers to AI tools, and enforce policies that limit sensitive data movement.

SaaS 和生成式 AI 的興起放大了非故意資料外洩的風險。Falcon Shield 的資料清單協助偵測公開分享的文件、防止未授權的資料傳輸至 AI 工具，並執行限制敏感資料移動的策略。

Public vs. External Sharing | 公開 vs. 外部分享

Type	Description	風險等級	說明
Public	Anyone with the sharing link can access the file. URLs can be guessed or shared by mistake.	Critical	任何有分享連結的人可存取檔案。URL 可能被猜中或誤分享。
External	Shared with unverified domains not approved by the organization. Corporate IP could be exposed.	High	與組織未批准的未驗證網域分享。企業智慧財產可能被暴露。

To view unverified domains, go to Settings > Domains in Falcon Shield (owner access required).

要檢視未驗證網域，請前往 Falcon Shield 的 Settings > Domains（需要擁有者權限）。

Data Inventory Fields | 資料清單欄位

Main Columns | 主要欄位

Column	Description	欄位	說明
Name	File or resource name	名稱	檔案或資源名稱
Type	Calendar, File, Document, PDF, Repository	類型	日曆、檔案、文件、PDF、儲存庫
Integration	Source SaaS app	整合	來源 SaaS 應用程式
Owner	User who shared the resource	擁有者	分享資源的使用者
Access Level	Public or External	存取層級	公開或外部
Last Accessed	Most recent access date	最後存取	最近存取日期
Password Protected	Whether file is password-protected	密碼保護	檔案是否受密碼保護
Owner Department	Owner's department	擁有者部門	擁有者的部門

Data Side Bar | 資料側邊欄

Clicking any row opens a side bar with:

點擊任何一列會開啟側邊欄，顯示：

User Enabled — The user who shared the resource
Resource ID — Unique identifier
Link(s) — Internal and/or external sharing links
Times Viewed — Exposure gauge for unauthorized sharing
Shared users — Grouped by domain
使用者 — 分享資源的使用者
資源 ID — 唯一識別碼
連結 — 內部和/或外部分享連結
檢視次數 — 未授權分享的暴露指標
已分享使用者 — 按網域分組

Filters | 篩選器

Filter	Purpose	篩選器	用途
Integration	Narrow to specific SaaS app	整合	篩選至特定 SaaS 應用程式
Owner	Find files by specific user	擁有者	按特定使用者尋找檔案
Access Level	Separate public from external	存取層級	區分公開與外部
Owner Department	Identify risky departments	擁有者部門	識別高風險部門
Unmanaged Domain	Find external shares to unknown orgs	未管理網域	發現與未知組織的外部分享

Grouping | 分組

Group results by Owner or Owner Department to detect users or departments with higher numbers of mismanaged files.

依擁有者或擁有者部門分組結果，以發現有較多管理不當檔案的使用者或部門。

Key Risk Use Cases | 關鍵風險使用情境

Abandoned Files | 遺棄檔案

Problem | 問題： Documents left accessible after their owners' accounts are disabled. Without an active owner, these files remain in circulation with no oversight.

問題： 擁有者帳戶被停用後，文件仍然可存取。沒有活動的擁有者，這些檔案會在無監督的情況下持續流通。

Solution | 解決方案：

Use Data Inventory to identify files owned by disabled users
Reassign ownership or delete the files
Implement policies to audit file ownership when accounts are disabled

解決方案：

使用資料清單識別由停用使用者擁有的檔案
重新分配所有權或刪除檔案
實施帳戶停用時稽核檔案所有權的策略

High-Sharing Users/Departments | 高分享使用者/部門

Problem | 問題： Some users or departments consistently create public links without passwords or expiration dates.

問題： 某些使用者或部門持續建立無密碼或無到期日的公開連結。

Solution | 解決方案： Group by Owner or Department, identify outliers, and provide targeted training on secure file-sharing practices.

解決方案： 按擁有者或部門分組，識別異常者，並針對安全檔案分享實踐提供針對性培訓。

Mitigation Checklist | 緩解清單

Related Modules | 相關模組

Module	Description	關聯模組	說明
Applications Inventory	Track apps with data access	應用程式清單	追蹤有資料存取權的應用程式
User Inventory	Identify users sharing data	使用者清單	識別分享資料的使用者
Identity Governance	Enforce data access policies	身分治理	執行資料存取策略
Permissions Governance	Control sharing permissions	權限治理	控制分享權限